Hvad gør man, hvis skolen har praktikanter eller løst tilknyttede vikarer, som skal have adgang til PersonaleIntra, men som ikke skal optræde på personalelister udadtil? Og hvordan giver man foreninger, psykologer, sundhedspersonale, eksterne vejledere mv. en begrænset adgang til PersonaleIntra?
Skolens medarbejdere registreres normalt i SkoleIntras personalekartotek. Oplysninger om de ansatte kommer ind i SkoleIntra ved import fra de administrative systemer, men kan også oprettes manuelt i personalekartoteket. Alle registrerede i personalekartoteket vises automatisk i lister over skolens medarbejdere i ElevIntra, ForældreIntra og Skoleporten.
Men hvad gør man med løst tilknyttede brugere, som ikke er ansat på skolen?
Løsningen på problemet med løst tilknyttet personale er, at administrator opretter disse brugere manuelt som eksterne brugere under Admin > Tilpasning > Eksterne brugere.
Oprettelse af eksterne brugere sker ved hjælp af denne formular.
Formularen indeholder følgende dele:
Personoplysninger
Indtast den nye brugers navn og giv vedkommende initialer, der er unikke i forhold til eksisterende brugere i PersonaleIntra. Desuden kan man uploade et billede og indtaste mailadresse, mobilnummer, cpr-nummer og uni-login brugernavn. Disse oplysninger er ikke obligatoriske for eksterne brugere.
Rettigheder
Fastlæg derefter, om den eksterne brugere kun skal have adgang til PersonaleIntra, eller om vedkommende også skal have adgang til ElevIntra og ForældreIntra. Der kan gives skriveadgang til kalender, booking og samarbejdsværktøjer som fx ugeplaner, dagbøger mm.
Eksterne brugere oprettes som standard med ovennævnte begrænsede skriverettigheder, men administrator kan give skriveadgang til flere områder under Admin > Adgang > Brugernes koder og rettigheder.
Begrænset adgang
Vær opmærksom på, at alle brugere normalt har læseadgang til alle oplysninger i PersonaleIntra bortset fra beskyttede elevdata og andre brugeres personlige oplysninger. Det gælder også eksterne brugere.
I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssig at begrænse adgangen til en enkelt funktion i PersonaleIntra. Hvis den eksterne bruger fx er en idrætsforening, der skal kunne booke skolens gymnastiksal, så kan man markere Kun adgang til reservationssystemet. Hvis dette felt er markeret, vil brugeren kun have adgang til at booke lokaler. Alle andre dele af PersonaleIntra er skjult for vedkommende.
Hvis den eksterne bruger kun skal kunne kommunikere med forældre via SkoleIntras beskedsystem, men ikke skal have adgang til resten af PersonaleIntra, så kan man med fordel markere Kun adgang til beskedsystemet.
Advisering
Eksterne brugere vil ofte ikke være daglige brugere af SkoleIntra og vil derfor let komme til at overse nye beskeder i SkoleIntra. For at undgå problemer i den anledning kan systemet sende en adviseringsmail til eksterne brugere, når de modtager en ny besked i PersonaleIntra.
Automatisk sletning
Løse vikarer og praktikanter er som regel kun tilknyttet skolen i en på forhånd kendt periode. Derfor giver formularen mulighed for at vælge en slettedato. Er datofeltet udfyldt, bliver brugeren automatisk slettet fra PersonaleIntra den valgte dato, og vedkommende vil ikke længere kunne logge ind.
Hvis der ikke vælges nogen dato, sker der ingen automatisk sletning af den eksterne bruger.
